Thống kê 5 sai lầm của người Việt khi viết email tiếng Anh thương mại lần đầu

Trong điều kiện nền kinh tế giao thoa giữa các nước, tiếng Anh trở thành ngôn ngữ được dùng trong hầu hết các thương vụ kinh doanh quốc tế. Vì vậy, bất cứ ai cũng sẽ có dịp viết email tiếng Anh thương mại để trao đổi với đối tác nước ngoài.

Mặc dù, những email quan trọng này quyết định rất lớn đến hiệu quả kinh doanh, nhưng hầu hết người Việt đều mắc phải 5 sai lầm dưới đây khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh lần đầu. Hãy cùng QTS English kiểm tra xem mình có mắc phải lỗi nào không bạn nhé!

Form trình bày chưa chuẩn

Dù là trong hoàn cảnh nào, một email luôn cần phải trình bày đúng chuẩn, chặt chẽ và chỉn chu để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận. Vì vậy, một email thương mại đúng mực cần phải có bố cục hợp lý,  phải có phần mở đầu, thân bài và kết thúc rõ ràng.

Thế nhưng, đa phần người Việt, khi viết email thương mại lần đầu lại đi thẳng vào trọng tâm, không có bất kỳ lời chào hỏi nào. Một email cục súc như vậy sẽ khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

Mở đầu email, bạn phải gửi một lời chào đúng mực đến người nhận. Tùy theo mối quan hệ với người nhận mà xưng hô theo kiểu trang trọng hay thân thiện. Cách chào hỏi thông thường được dùng là “Dear Sir/Madam”. Ngoài ra, đối với đối tác là nữ giới, nếu muốn dùng Miss hay Mrs trước họ, hãy chắc chắn đối phương đã kết hôn hay chưa để không phải rơi vào trường hợp khó xử.

Trong phần thân bài, hãy trình bày ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc những thông tin bạn muốn truyền tải. Việc viết lộn xộn, dài dòng không làm người nhận cảm thấy tâm huyết của bạn mà chỉ làm họ khó hiểu hơn thôi.

Cuối cùng, ở phần cuối thư, bạn phải gửi lời chào lịch sự đến người nhận để bày tỏ sự cảm ơn của bạn đối với việc họ đã dành thời gian đọc mail của bạn. Bạn có thể dùng những cụm từ như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly. Nếu không gửi lời chào cuối thư sẽ khiến cho bức email trở nên kệch cỡm và vô duyên hơn.

Diễn đạt dài dòng

Đa số người Việt khi lần đầu viết thư thương mại bằng tiếng Anh đều mắc phải lỗi diễn đạt dài dòng. Việc cố sử dụng các từ ngữ dài ngoằng sẽ gây ra sự lộn xộn về ý nghĩa, tệ hơn nữa, điều này còn gây ra ấn tượng xấu cho người đọc. Đối tác sẽ nghĩ bạn đang cố khoa trương khả năng ngôn từ của bạn chứ không phải cố gắng truyền đạt những thông tin quan trọng hữu ích.

Muốn tránh khỏi sự dài dòng văn tự thì bạn hãy tham khảo nguyên tắc KISS (Keep it short and Simple).

Ví dụ thay vì nói “I should be grateful”, hãy dùng từ “Please” như sau:

• I should be grateful if you can deliver on time (long).
• Please deliver on time (Short and simple).

Ngoài ra, bạn hãy lựa chọn từ ngắn nhất trong các từ đồng nghĩa để viết. Ví dụ các cặp từ đồng nghĩa sau:

• Buy – Purchase.
• Try – Endeavour.
• Start – Commence.
• End – Terminate.

Sai ngữ pháp

Khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, nhiều người có thể do không nắm vững ngữ pháp hoặc không chú ý mà mắc phải các lỗi ngữ pháp. Chẳng hạn, thay vì dùng I’m sorry for…, người viết lại dùng I sorry for…

Ngữ pháp là một điều rất quan trọng khi trình bày nội dung của một bức thư. Vì đối tác nước ngoài hoặc sếp sẽ đánh giá thấp trình độ và khả năng của bạn khi nhận được một bức email với nhiều lỗi ngữ pháp.

Ngoài ra, việc sử dụng sai cấu trúc ngữ pháp có thể làm người đọc hiểu sai vấn đề. Ví dụ, sếp viết mail nhờ nhân viên đặt một bàn ăn tại khách sạn nào đó. Khi đặt xong, nhân viên báo cáo lại sếp, nhưng dùng câu ở hiện tại đơn “I book a table at…”. Việc này sẽ làm sếp hiểu sai nội dung. Lúc này, câu trả lời đúng phải dùng thì hiện tại hoàn thành “have booked a table at…”.

Vì vậy, bạn cần phải chú ý sử dụng đúng cấu trúc ngữ pháp. Điều này không chỉ giúp người đọc dễ dàng hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải mà còn thể hiện rằng bạn đã rất chú tâm soạn thảo bức thư của mình.

Lỗi dùng từ

Một trong những lỗi người Việt hay mắc phải nữa là lỗi dùng từ. Có không ít người khi viết email cho cấp trên hoặc đối tác lại mở đầu bằng cách chào hỏi  “Hi Sir/Madam…” như với những người bạn. Đây là một email phục vụ cho công việc nên bạn phải dùng ngôn ngữ trang trọng.

Các từ viết tắt như: I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen,… cũng không được dùng trong loại email này, tốt nhất bạn nên viết đầy đủ là “I am, I will, I have seen”.

Một số người còn mắc lỗi dùng tiếng lóng, từ thân mật trong mail như: wanna, kid, dad, mate… Hãy nhớ, email vốn dĩ đã là cách giao tiếp bằng văn viết trang trọng. Hơn nữa đây lại là email thương mại phục vụ cho công việc. Vì vậy, bạn không thể dùng các cách nói thường ngày trong email thương mại được.

Không check lại mail trước khi gửi

Sau khi soạn thảo bất cứ văn bản nào, việc kiểm tra lại để đảm bảo không mắc phải sai sót cũng là điều quan trọng cần phải thực hiện. Thế nhưng, nhiều người Việt lại bỏ qua bước kiểm tra quan trọng này. Có thể bạn quá vội và bận hàng trăm thứ việc khác nên không có thời gian kiểm tra lại.

Bạn biết không, dù bạn có giỏi về ngôn ngữ thế nào thì cũng không tránh khỏi có lúc xảy ra sai sót. Vì vậy, bạn phải kiểm tra, rà soát lại câu cú, xem xét có mắc lỗi chính tả, ngữ pháp hay không. Việc không kiểm tra kỹ càng sẽ dẫn đến câu cú thiếu mạch lạc, gây khó hiểu hoặc hiểu lầm cho người đọc, khiến người nhận mail cảm thấy không được tôn trọng đấy.

Trên đây là 5 sai lầm thường gặp của người Việt khi viết email tiếng Anh thương mại lần đầu. Những lỗi này sẽ khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng. Vì vậy, bạn hãy lưu ý tránh mắc phải những sai lầm này khi viết thư tiếng Anh thương mại nhé!

Nếu bạn muốn trau dồi thêm kỹ năng viết email thương mại hoặc muốn cải thiện trình độ Anh văn của mình thì đừng ngần ngại mà tham khảo ngay Khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại tại QTS English nhé!

QTS English – Chương trình tiếng Anh chuyên ngành dành cho người đi làm

QTS English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh cho người mới bắt đầu online hiệu quả mà còn giúp bạn học tiếng Anh trực tuyến với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English chương trình tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.