Lưu ý để viết một email thương mại hoàn chỉnh bằng tiếng Anh

Để viết một email bằng tiếng Anh không hề đơn giản nếu như bạn chưa trải qua một lớp học tiếng Anh thương mại nào, để giúp các bạn có định hướng rõ ràng về cách viết, QTS English sẽ hướng dẫn bạn viết một email tiếng Anh thương mại qua bài viết bên dưới.

1. Lựa chọn loại thư cần viết

Nếu như bạn chưa học tiếng Anh thương mại bao giờ thì việc viết thư tín sẽ khó khăn nhưng nếu bạn làm theo các bước sau thì mọi thứ sẽ được đơn giản hóa đi rất nhiều.

Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient). Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận. Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:

Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.

Bài viết liên quan: Cách viết email tiếng Anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng.

Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ… của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé.

Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc mà mình thích. Nên viết ngắn gọn, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách quá mức.

Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi hồi đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó, bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.

Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chính xác. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết.

Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để:

• Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giới thiệu nhân sự.
• Thông báo nhân sự nghỉ việc…

Xem thêm: [HƯỚNG DẪN] Cách viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp.

2. Gạch đầu dòng các ý chính

Sau khi bạn đã chọn được loại thư sẽ viết, điều quan trọng là dừng lại và suy nghĩ. Hãy gạch đầu dòng các ý chính trước khi bạn bắt đầu viết. Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành bức thư hơn.

Sửa chữa các lỗi nhỏ như cách dùng từ sẽ đơn giản hơn nhiều so với thay đổi ý chính. Vì vậy, bước đầu tiên là thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nội dung bạn cần viết.

Nếu bạn đang viết một bức thư khiếu nại, bạn cần biết chắc chắn vấn đề như thế nào và bạn mong muốn đạt được điều gì. Nếu bạn đang viết một bức thư đặt hàng, nhớ thu thập đầy đủ thông tin về sản phẩm mà bạn yêu cầu.

Tiếp theo, viết các ý chính. Bạn có thể viết cả câu, hoặc chỉ viết các từ khóa nếu như bạn đang vội. Ví dụ, nếu bạn đang viết thư giới thiệu, bạn có thể gạch đầu dòng các ý sau:

• What job you are applying for. (Bạn đang ứng tuyển vị trí gì)
• Why you think you would be good for the job/why the company should hire you? (Tại sao bạn nghĩ mình là ứng viên phù hợp/vì sao công ty nên tuyển dụng bạn)
• Why the job would be good for you? (vì sao công việc này lại phù hợp với bạn?)
• When you are available for an interview? (khi nào thì bạn sẵn sàng đi phỏng vấn?)

Khi bạn nắm được các ý chính, bạn sẽ biết cần phải viết bao nhiêu đoạn văn. Hãy nhớ, một đoạn văn chỉ diễn tả một ý chính. Điều này sẽ giúp cho người đọc nắm được ý bạn muốn nói và bức thư của bạn sẽ logic và chặt chẽ hơn.

Người đọc cũng sẽ cảm thấy thoải mái khi đọc thư nếu bạn kết nối các ý tốt. Lưu ý sử dụng connectors (từ nối) khi chuyển ý giữa các đoạn văn nhé.

3. Chú trọng đến bố cục và lời chào

Thư tín thương mại có những quy định chặt chẽ về bố cục và cách trình bày. Bạn cần có mục người nhận, người gửi và tuân thủ theo một số quy tắc cơ bản sau:

• Bắt đầu với địa chỉ của người gửi. Bạn có thể viết dòng này ở chính giữa văn bản hoặc căn trái. Đừng ghi tên của bạn hoặc chức danh vì vị trí của chúng là ở cuối thư.
• Để cách một dòng và viết ngày gửi ngay dưới địa chỉ của người gửi. Nếu bạn đang viết thư gửi một công ty tại Mỹ, hãy nhớ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ theo thứ tự: tháng/ngày/năm.
• Để cách thêm một dòng nữa và viết tên người nhận, vị trí công tác, địa chỉ.

Lưu ý đến cách xưng hô: Dùng Mr. cho nam giới, với phụ nữ thì Miss. cho người chưa có gia đình, Mrs. cho người đã có gia đình, Ms. khi chúng ta chưa biết tình trạng hôn nhân. Tốt nhất là nên sử dụng Ms. khi gửi thư cho nữ giới bạn nhé.

Sau khi đã hoàn thiện bức thư thì bạn hãy tiến hành kiểm tra lại toàn bộ để đảm bảo không có sai sót. Hy vọng với những chia sẻ ở trên, bạn đã có thêm kỹ năng cần thiết để có một email thương mại bằng tiếng Anh hoàn chỉnh. Ngoài ra bên cạnh việc viết thì bạn đừng quên luyện nghe tiếng Anh thương mại để phục vụ cho công việc tốt hơn nhé!

QTS English – Khóa học tiếng Anh chuyên ngành dành cho người đi làm

QTS English là chương trình học Anh văn tại nhà với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thể học tiếng Anh online với giáo viên nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi.

Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English – chương trình học Tiếng Anh Kinh doanh – Thương mại thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.