9 Lỗi viết email bằng tiếng Anh ít người chú ý

Viết email không phải là một việc dễ dàng và càng khó khăn hơn đối với n hững email mang tính chuyên ngành. Để có thể khắc phục những thiếu sót, lỗi sai trong các email tiếng Anh của mình, bạn hãy dành ra 2 phút điểm qua 9 lỗi viết email bằng tiếng Anh ít người chú ý dưới đây nhé!

Dịch tiếng Việt sang tiếng Anh một cách cứng nhắc

Việc dịch trực tiếp những suy nghĩ từ tiếng Việt sang tiếng Anh khá phổ biến đối với người học ngoại ngữ. Tuy nhiên, nó khiến cách bạn nói và viết trở nên cứng nhắc, không tự nhiên bởi bạn đã thể hiện cấu trúc ngữ pháp theo kiểu Việt Nam chứ không phải tiếng Anh.

Mỗi ngôn ngữ đều có những nguyên tắc và cấu trúc ngữ pháp riêng biệt. Không có bất cứ ngôn ngữ nào giống nhau hoàn toàn. Vì thế, nếu cứ áp dụng kiểu ngữ pháp và dùng từ kiểu tiếng Việt vào văn bản tiếng Anh, cách viết của bạn sẽ trở nên kì quặc và khó hiểu.

Đặc biệt, khi viết các email chuyên ngành, bạn cần chọn các thuật ngữ đúng cú pháp tiếng Anh chứ không phải dịch từ cấu trúc ngữ pháp tiếng Việt qua. Ví dụ: khi bạn viết email bằng tiếng Anh thương mại thì bạn cần nắm rõ các mẫu câu thông dụng và thuật ngữ chuyên ngành thương mại để viết cho đúng.

Viết sai chính tả và sử dụng các cụm từ sáo rỗng

Những lỗi chính tả không đáng có trong các email tiếng Anh sẽ khiến văn bản của bạn trở nên “mất điểm” vì thiếu tính chuyên nghiệp.

Để tránh lỗi viết email bằng tiếng Anh này, bạn nên bật chức năng kiểm tra chính tả có sẵn trong máy tính. Tốt hơn hết, hãy luôn kiểm tra email tiếng Anh cẩn thận trước khi nhấn Gửi bạn nhé.

Những cụm từ như: “as a matter of fact”, “in a manner of speaking”, “clearly” và “generally” nghe có vẻ hay và giúp bạn “đánh bóng” email của mình. Tuy nhiên, đôi khi sự xuất hiện của chúng là không cần thiết, và còn gây nhầm lẫn cho người đọc. Vì thế hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa những cụm từ này vào email.

Đối với các email chuyên ngành như email tiếng Anh thương mại thì bạn cần hiểu thật rõ các thuật ngữ và bối cảnh sử dụng các thuật ngữ đó để viết cho đúng, cho phù hợp và tránh gây hiểu lầm.

Dùng câu không hoàn chỉnh

Những câu văn không hoàn chỉnh sẽ trở nên vô nghĩa và khiến người đọc bối rối, thắc mắc liệu bạn đang muốn truyền đạt điều gì.

Ví dụ:

“Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team”.

(Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing).

Cách sửa:

“Since we are planning to hire new staff for our Marketing Team, we will be able to handle more projects”.

(Vì chúng tôi đang lên kế hoạch tuyển thêm người cho đội ngũ Marketing nên chúng tôi có thể phụ trách nhiều dự án hơn).

Thế nên, bạn cần suy nghĩ thật kỹ trước khi quyết định sử dụng một mẫu câu nào đó cho bức email của mình. Tốt nhất là nên đọc lại email trước khi gửi đi để chắc rằng không có câu văn nào bị bỏ lửng.

Sử dụng sai thì

Các thì rất quan trọng trong tiếng Anh bởi nó giúp người đọc xác định được thời gian diễn ra một sự việc nào đó. Tuy vậy, tiếng Việt không tồn tại phạm trù ngữ pháp này nên các thì trong tiếng Anh thường khiến người Việt đau đầu.

Ví dụ:

“The manager is (present) not here today because his son was (past) feeling unwell”.

Người viết câu này đã dùng thì hiện tại cho vế trước rồi đột ngột chuyển sang thì quá khứ ở vế sau.

Theo nguyên tắc thông thường, bạn phải sử dụng cùng 1 thì trong câu.

Cách sửa:

“The manager is (present) not here today because his son is (present) feeling unwell”.

Bạn có thể nắm vững cách dùng các thì và sự hòa hợp về thì tiếng Anh bằng cách học theo ví dụ, học tiếng Anh qua phim, luyện đọc báo tiếng Anh nhiều hơn,…

Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều

Nhầm lẫn giữa danh từ số ít và số nhiều là lỗi viết email bằng tiếng Anh phổ biến của người Việt. Đây thực sự là một thử thách bởi trong tiếng Việt không tồn tại khái niệm “từ số ít”, “từ số nhiều”.

Ví dụ:

1. “All the information you need for the test are in this USB”

Các danh từ không đếm được trong tiếng Anh không thể “biến” thành dạng số nhiều bằng cách thêm –s. Chúng luôn được dùng như danh từ số ít.

Cách sửa:

“All the information you need for the test is in this USB”.

2. “We have more member in our club this year”.

“Member” là danh từ đếm được và phải thêm –s để biểu thị số nhiều.

Cách sửa:

“We have more members in our club this year”.

Cách khắc phục cho bạn rất đơn giản, hãy tập viết và nghe tiếng Anh mỗi ngày để nắm rõ cách sử dụng của các danh từ số ít và số nhiều.

Thiếu mạo từ “a”, “an” và “the”

Lỗi này xảy ra phần nhiều là do trong tiếng Việt không hề tồn tại mạo từ nhưng trong tiếng Anh mạo từ lại rất quan trọng, đặc biệt là 3 mạo từ “a”, “an”, “the”. Chúng được dùng khi bạn đang nói đến một danh từ xác định (“the”) hoặc không xác định (“a” và “an”).

Ví dụ:

“He is brand manager who works with us in this company”.

Cách sửa:

“He is the brand manager who works with us in this company”.

Ví dụ 2:

Subject: Meeting Reminder

Dear Team,

This is a reminder about the meeting scheduled for tomorrow at 10 AM. Please make sure to bring the project report with you.

Best regards,

John

Dịch nghĩa:

Chủ đề: Nhắc nhở cuộc họp

Kính gửi đội ngũ,

Đây là lời nhắc về cuộc họp đã được lên lịch vào ngày mai lúc 10 giờ sáng. Vui lòng đảm bảo mang theo báo cáo dự án.

Trân trọng,

John

Do đó, để nắm vững cách sử dụng các mạo từ này bạn nên thường xuyên đọc sách, báo, tạp chí tiếng Anh để xem cách người ta sử dụng các mạo từ như thế nào mà bắt chước.

Lặp từ không cần thiết

Việc lặp từ không cần thiết cũng là một lỗi phổ biến khi viết email tiếng Anh của đa số người Việt.

Ví dụ:

“The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to postpone this project”.

(Dự án bị hoãn mà không có lí do gì, nhưng chúng tôi không biết ai quyết định trì hoãn dự án này nữa).

Cách sửa:

“The project has been postponed for no reason, but we don’t know who decide to do that”.

Ví dụ 2:

I wanted to give you an update on the project. The project is progressing well. The project team has completed the initial phase of the project. We will have another meeting to discuss the next steps of the project.

(Tôi muốn cập nhật cho bạn về dự án. Dự án đang tiến triển tốt. Đội dự án đã hoàn thành giai đoạn đầu của dự án. Chúng ta sẽ có một cuộc họp khác để thảo luận về các bước tiếp theo của dự án).

Cách sửa:

I wanted to give you an update on our progress. The project is progressing well, and the team has completed the initial phase. We will have another meeting to discuss the next steps.

(Tôi muốn cập nhật cho bạn về tiến độ của chúng ta. Dự án đang tiến triển tốt, và đội ngũ đã hoàn thành giai đoạn đầu. Chúng ta sẽ có một cuộc họp khác để thảo luận về các bước tiếp theo.)

Trong email ban đầu, từ “project” được lặp lại nhiều lần không cần thiết, gây cảm giác nặng nề và thiếu tự nhiên. Bằng cách chỉnh sửa, chúng ta đã loại bỏ các lặp từ không cần thiết và làm cho email trở nên rõ ràng và dễ đọc hơn.

Tóm lại, việc lặp lại một từ nhiều lần trong những câu liên tiếp nhau có thể gây ra sự khó chịu cho người đọc. Lời khuyên ở đây là bạn hãy trau dồi thêm vốn từ vựng để nhiều từ thay thế khác nhau, giúp câu văn trở nên linh hoạt, trôi chảy hơn.

Gom quá nhiều chủ đề vào một đoạn văn

Một lỗi phổ biến khác chính là một đoạn văn chứa quá nhiều chủ đề.

Ví dụ: Đoạn văn dưới đây nói về 3 chủ đề khác nhau

“You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project. Our sales launch next month will invite some celebrities. John is still waiting for your survey to finish his report”.

Cách sửa: chia mỗi ý thành từng đoạn riêng biệt.

“You are invited to our monthly meeting to discuss the ideas for the next project”.

“Bạn được mời đến tham dự cuộc họp hằng tháng của chúng tôi để lên ý tưởng cho dự án sắp tới” (Sau đó đưa thêm một vài thông tin về cuộc họp).

“Our sales launch next month will invite some celebrities”

“Đợt bán hàng tháng tới của chúng ta sẽ mời một số người nổi tiếng tham dự” (Đoạn này có thêm thông tin về đợt bán hàng sắp tới và những người nổi tiếng).

“John is still waiting for your survey to finish his report”

“John vẫn đang chờ nhận mẫu khảo sát của các vị để hoàn thành bản báo cáo” (Đoạn này có các thông tin về bản báo cáo).

Nếu các chủ đề không liên quan đến nhau, bạn cần viết chúng vào từng email riêng biệt. Mỗi email sẽ tập trung bàn về một vấn đề chứ không nên gom góp quá nhiều vấn đề vào một email, như vậy chỉ khiến người nhận bị rối loạn thông tin và không hiểu được ý của bạn đang muốn họ làm gì.

Viết câu quá dài

Khi bạn viết nhiều câu dài mà không hề có dấu câu, người đọc khó có thể hiểu hết và hiểu đúng từng thông tin cụ thể. Đây là lỗi viết email bằng tiếng Anh mà bạn có thể thể khắc phục nhanh.

Ví dụ:

“The flight has been delayed for 2 hrs so Mr Smith can’t be here on time his secretary will discuss with us about this project”.

Các dấu chấm (.), phẩy (,), chấm hỏi (?), chấm than (!)… giúp tách ý, cụm từ hoặc các câu khác nhau, giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin hơn.

Cách sửa: thêm dấu câu thích hợp.

“The flight has been delayed for 2 hrs, so Mr Smith can’t be here on time. His secretary will discuss with us about this project”.

(Chuyến bay bị hoãn 2 tiếng rồi, vì vậy ông Smith không thể tới đây đúng giờ. Thư ký của ông ấy sẽ thảo luận với chúng ta về dự án này).

Tốt nhất bạn nên dành nhiều thời gian để rèn luyện kỹ năng viết, khi đã viết tốt bạn sẽ biết cách tránh né các câu quá dài và quá phức tạp.

Kết luận

Trên đây là 9 lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh, bạn nên cố gắng rèn luyện cả 4 kỹ năng Nghe – Nói – Đọc – Viết để vừa hỗ trợ viết email bằng tiếng Anh chuẩn hơn vừa có thể giao tiếp thuần thục.

Giữa rất nhiều cơ sở học tiếng Anh trên thị trường, bạn sẽ không khỏi băn khoăn học tiếng Anh ở đâu tốt, chất lượng mà có thể được các giáo viên nước ngoài hỗ trợ hướng dẫn tận tình.

Đừng quá lo lắng vì đã có QTS English giúp bạn, QTS English mang đến khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thời gian luyện nghe nói tiếng Anh online 24/7, mọi lúc mọi nơi.

Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English chương trình học tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.