Hướng dẫn cách viết thư tín thương mại đúng chuẩn

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Internet, trong kinh doanh, các giao dịch thường xuyên được thực hiện qua việc trao đổi thư tín thương mại. Việc sử dụng hình thức này đem lại nhiều ưu điểm vượt trội và tính nhanh chóng cho các công việc kinh doanh.

Vậy người dùng nên học tiếng Anh ở đâu để viết thư tín hiệu quả? Đây là điều mà rất nhiều người băn khoăn.

Không phải ai cũng biết rõ cấu trúc để viết một bức thư thương mại chuẩn bằng tiếng Anh và gây ấn tượng với người nhận. Vì thế, QTS English sẽ gợi ý cho bạn cách viết thư tín thương mại đúng chuẩn để bạn cải thiện trình độ của mình tốt hơn.

Cách viết thư tín tiếng Anh thương mại?

Cấu trúc của một bức thư tiếng Anh thương mại, gồm có 3 phần:

• Chào hỏi (Salutation)
• Nội dung (Body)
• Kết luận (Conclusion)

Chào hỏi (Salutation)

– Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

Ex: Dear Mr. Tom, Dear Ms.Linh, Dear Mrs.Hoa

– Chưa biết tên người nhận: Dear sir/madam.

Nội dung (Body)

Đưa ra lý do viết thư:

• Thank you for sending email to us – Cảm ơn vì đã gửi email tới chúng tôi
• I am writing this letter to inform you that… – Tôi viết thư này để thông báo với anh/chị rằng…

Lưu ý:

– To confirm… :  để xác nhận

– To request about … :  để yêu cầu

• I would like to inform you that… – Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…
• In reply to your request… – Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…

– Trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó:

• Thanks for your prompt reply – Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị
• With reference to you email sent …(date). Regarding to your email requesting for.. – Như email đã gửi ngày… liên quan đến yêu cầu trong email của anh/chị về…
• According to our meeting yesterday… – Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…
• Based on our previous conversation… – Dựa trên cuộc hội thoại trước…

– Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề:

• We look forward to receiving… – Chúng tôi mong chờ nhận được…
• Could you please send me… – Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…
• I would like to receive… – Tôi muốn nhận…
• I would be grateful if you could … – Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…
• Could you please provide me… – Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…
• I would like to request you to… – Tôi muốn yêu cầu anh/chị…

– Trường hợp thông báo:

• I am pleased to announce that… – Tôi rất vui khi thông báo rằng…
• I would like to inform that… – Tôi muốn thông báo rằng…
• You will be pleased to learn that… – Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…
• I am afraid it would not be possible that… – Tôi e là không thể…
• I would like to express my dissatisfaction with… – Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…

– Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ:

• Would you like me to…? – Anh/chị có muốn tôi…?
• Please do not hesitate to ask/contact me… – Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…

– Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn:

• I will contact you again – Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa
• I will reply you as soon as possible – Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể
• Please contact me soon – Vui lòng liên lạc với tôi sớm

– Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:

• Thanks for your help/ consideration – Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
• Please find attached… – Vui lòng tìm…
• Please see the enclosed file of… – Vui lòng xem file đính kèm…
• I enclosed the file as below… – Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…

Kết luận (Conclusion)

– We are looking forward to hearing from you

– Best regards – Thân ái

– Your sincerely – Trân trọng

Một số chú ý khi viết thư tiếng Anh thương mại không thể bỏ qua:

– Không được dùng các từ viết tắt

Ex: I am thay vì dùng I’m;

We would thay vì dùng We’d,..

– Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…

– Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính

– Đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận

Hy vọng với những gợi ý về cách viết thư tín thương mại đúng chuẩn bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn có thể dễ dàng viết một bức thư nhanh chóng, không mất nhiều thời gian và có thể truyền tải mục đích của mình tới đối tác, khách hàng nước ngoài.

Nếu bạn đang không biết nên học tiếng Anh ở đâu để cải thiện năng lực viết email, làm hợp đồng, báo cáo hay thuyết trình bằng tiếng Anh thì có thể tham gia ngay khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại của QTS English nhé!

QTS English – Khóa học tiếng Anh chuyên ngành cho người đi làm

QTS English là một nơi học đáng tin cậy và chất lượng với những buổi học tiếng Anh giao tiếp online với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Bạn sẽ được học tập, làm quen với cách phát âm cũng như những từ ngữ sử dụng hằng ngày từ những người bản xứ.

Hơn nữa, đối với những ai đang bận rộn không có nhiều thời gian, QTS English cũng có giải pháp tuyệt vời chính là tiếng Anh cho người đi làm online. Lớp học vô cùng bổ ích và thời gian cũng vô cùng hợp lý cho bạn. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English chương trình học tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.