Cách viết email tiếng Anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng

Trong kinh doanh, việc nhận những lời phàn nàn từ khách hàng về dịch vụ hay sản phẩm của mình là một điều không thể tránh khỏi. Vậy làm sao để phản hồi lại những email đó một cách chuyên nghiệp và không làm mất lòng tin nơi khách hàng?

Hãy cùng QTS English tìm hiểu cách viết email tiếng Anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng qua bài viết sau đây nhé!

Phần Heading

Cũng giống như những mẫu thư thương mại bằng tiếng Anh khác, phần Heading cần phải có tên và địa chỉ người gửi, người nhận và ngày tháng.

Ví dụ:

• Sky Maps (tên công ty).
• 209 Chaing Road, Phuket, Thailand (địa chỉ công ty).
• Tel/Fax 2238 2889 (số điện thoại).
• 25 July 2018 (ngày tháng viết thư).
• Mr Kang (tên người nhận).
• Purchasing Officer (chức vụ người nhận nếu có).
• Funiture (tên công ty người nhận).
• 317 Orchard Road, Singapore (địa chỉ công ty/cá nhân người nhận).

Phần Salutation/Open

Thường trong trường hợp này, nếu bạn đã biết tên người nhận thì có thể xưng hô là “Dear Ms/Mr./Mrs. + tên,”.

Nếu bạn chưa biết tên người nhận, thì tốt nhất bạn nên dùng “Dear Sir or Madam,”.

Phần Body

Phần Body khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh bạn cần làm trước tiên là, thông báo cho người nhận rằng bạn đã nhận được thư phàn nàn từ họ. Bạn có thể bắt đầu bằng những mẫu câu:

• Thank you for your letter of… regarding/concerning/in connection with…: Cảm ơn quý khách về lá thư liên quan đến…
• I refer to your letter of… about/relating to…: Tôi muốn phản hồi lá thư của bạn về…
• Thank you for your letter alerting us to the problem you have been having with…: Cảm ơn về lá thư của bạn thông báo cho chúng tôi về vấn đề bạn gặp phải với…

Tiếp đến bạn nên bày tỏ lời xin lỗi về các vấn đề của sản phẩm hay dịch vụ được đề cập đến (dù lỗi đó không phải do công ty bạn gây ra). Bạn có thể dùng một số mẫu câu sau:

• We must apologise for…: Chúng tôi phải xin lỗi về việc…
• We sincerely apologise for…: Chúng tôi chân thành xin lỗi về việc…
• Please accept our apologies for…: Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…

Khi bạn viết thư tiếng Anh thương mại thì sau phần bày tỏ lời xin lỗi bạn nên đưa ra những lý giải hợp tình hợp lý, bạn nên dùng các mẫu câu sau:

Nhận định rằng công ty bạn đã nghiên cứu về vấn đề đó

• As a result of our investigation, we found that…: sau kết quả của cuộc điều tra, chúng tôi nhận thấy…

Nêu nguyên nhân của sự việc

• The error was caused by…/was due to…: lỗi là bị gây ra bởi…/do…
• Apparently, the problem was the result of…/resulted from…: dường như, vấn đề là kết quả của…/gây ra từ…

Hệ quả

• As a result…: kết quả là…
• This led to…: điều này dẫn đến…
• Consequently…: kết quả là

Giải pháp

• We have modified/changed our…: Chúng tôi đã điều chỉnh…
• We have implemented a system to…: Chúng tôi đã lắp đặt một hệ thống…

Cam kết

• We assure you that this will not happen again: chúng tôi bảo đảm rằng sự việc này sẽ không xảy ra nữa.

Phần Closing

Phần cuối cùng khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh, bạn nên bày tỏ mong muốn được tiếp tục nhận lại phản hồi từ khách hàng hoặc muốn được tiếp tục hợp tác trong tương lai.

Bạn có thể sử dụng các mẫu câu sau:

• We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will be filled correctly/promptly.: Chúng tôi mong đợi những đơn hàng tiếp theo của quý khách và đảm bảo rằng đơn hàng sẽ chính xác và gửi đúng giờ.
• We look forward to your continued custom, and to serving you again: Chúng tôi mong đợi lần giao dịch tiếp theo và hân hạnh được phục vụ quý khách.

Phần kết thư

Để kết thư một cách lịch sự và thể hiện được sự tôn trọng đối với khách hàng, bạn nên sử dụng một số mẫu câu sau:

Nếu là khách hàng mới, bạn có thể dùng:

• Faithfully yours,
• Sincerely yours,

Với khách hàng thân thiết hơn, bạn có thể dùng:

• Best wishes,
• Regards,
• Best regards,

Viết thư tiếng Anh thương mại chưa bao giờ là dễ dàng, mong rằng với những gợi ý ở trên, các bạn đã có thể tự mình giải đáp thắc mắc, phản hồi khiếu nại cho khách hàng.

Ngoài ra, để có thể phục vụ khách hàng tốt hơn, bạn cũng nên trau dồi thêm khả năng giao tiếp tiếng Anh nói chung và cả tiếng Anh chuyên ngành Thương mại nói riêng.

QTS English – Chương trình tiếng Anh cho người đi làm

QTS English mang đến khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại được cá nhân hóa dựa trên nhu cầu, trình độ và mục tiêu của người học. Khóa học không chỉ giúp học viên nắm vững kiến thức cơ bản mà còn cung cấp môi trường học NGHE – NÓI tiếng Anh ở mọi lúc, mọi nơi với sự linh hoạt 24/7.

Với giáo trình hiện đại, đội ngũ giảng viên đại học bản xứ giàu kinh nghiệm và các cố vấn học tập luôn đồng hành, theo sát quá trình học tập của học viên. QTS English là giải pháp tối ưu giúp bạn nâng cao trình độ tiếng Anh hiệu quả nhất.