CÁCH THIẾT KẾ BUỔI HỌP SÁNG TẠO VÀ TRUYỀN CẢM HỨNG ĐẾN NGƯỜI NGHE

Hầu hết mọi người đều than phiền quá chán, quá mệt mỏi hay hình thức không được thay đổi, bị lặp lại nhiều lần khi tham gia vào các cuộc họp. Vậy làm thế nào để biến buổi họp thành nơi để giúp mọi người nhận được cảm hứng và nhiệt tình hơn trong công việc?

Những ý tưởng sáng tạo xuất hiện khi tâm trí của bạn bắt đầu kết hợp nhiều sáng kiến mới hay kết hợp ý tưởng cũ và mới lại với nhau để sản sinh ra những sáng kiến mới hơn. Làm thế nào để bạn có thể kích hoạt các giác quan của bạn để thay đổi các chiến lược của mình? Hãy cùng tìm hiểu những phương pháp dưới đây:

1. Giao tiếp bằng mắt

Trong cuộc họp, điều quan trọng nhất là bạn cần phải sắp sếp cho mọi người ngồi đối mặt với nhau và cho phép tất cả người tham gia có thể nhìn thấy nhau. Sắp xếp chỗ ngồi cho mọi người theo hình tròn hay theo hình chữ U là thích hợp nhất. Cả hai hình thức sắp xếp này giúp mọi người có thể tương tác được với nhau và cảm giác không bị phân biệt đối với những người cùng tham gia.

2. Hãy chọn một căn phòng có ánh sáng mặt trời

Nếu bạn có cơ hội bạn nên chọn địa điểm cho cuộc họp của mình là ở bên ngoài công ty. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng môi trường tự nhiên xung quanh sẽ kích thích trí nhớ ngắn hạn và sự sáng tạo của bạn trong công việc. Ngoài ra, ánh sáng ban ngày giúp tăng cường năng lượng và sự chú ý người tham gia đến lời nói của bạn. Nếu bạn không thể được phép chọn buổi họp của mình ở ngoài công ty mình, thì bạn nên lựa phòng họp có các cửa sổ lớn và khuyến khích người tham gia đi ra ngoài vào giờ giải lao.

3. Giữ cho buổi họp luôn được thoải mái

Ngồi thụ động và chỉ lắng nghe chủ trì cuộc họp nói là một trong những yếu tố giết chết sự tập trung và sáng tạo của người tham gia. Nghiên cứu cho rằng bộ não của chúng ta luôn phát triển khi nó được hoạt động nhiều. Vì thế, trong mỗi cuộc họp bạn nên đảm bảo có những buổi nghỉ giữa giờ để tất cả mọi người cảm thấy được thư giãn, tỉnh táo đầu óc và có thể đi xung quanh để nói chuyện với những người khác. Ngoài ra, bạn cũng nên khuyến khích mọi người thay đổi chỗ ngồi khi họ quay lại để kích thích một sự thay đổi quan điểm.

4. Biến phòng họp thành một ngôi nhà của tất cả mọi người

Cuộc họp nào cũng luôn đủ kiểu người tham gia từ việc khác nhau về độ tuổi, chiều cao, cân nặng vì thế bạn tâm lý rằng mọi người sẽ có những yêu cầu khác nhau cho bản thân họ được cảm thấy được thoải mái. Để làm mọi người hài lòng về buổi họp bạn nên cung cấp những chỗ ngồi phù hợp với từng người, trà bánh nếu có ai đói hoặc khát. Chuyện này bạn nghĩ hơi mất thời gian và không cần thiết, nhưng nó mang tính chất quan trọng nhất để buổi họp thành công.  

5. Thêm một chút màu sắc cho cuộc họp

Màu tường trắng được hầu hết các công ty sử dụng cho phòng họp bởi sự trang trọng của nó, nhưng gây ra sự nhàm chán cho người tham gia. Nghiên cứu cho rằng màu sắc là một trong những yếu tố góp phần cho buổi họp thêm trôi chảy hơn. Nếu có cơ hội, bạn nên chọn những địa điểm họp có những tác phẩm nghệ thuật hay thiết kế phòng họp theo hướng sáng tạo và tập trung vào màu đỏ, vàng. Bởi hai màu này giúp kích thích não hoạt động và sản sinh ra những ý tưởng mới.

6. Phác thảo ngẫu nhiên

Các nhà khoa học chứng minh rằng “Doodle” – cụm từ miêu tả vẽ nguệch ngoạc lơ đãng sẽ giúp não tập trung hơn rất nhiều. Nó ngăn chặn việc não đi lang thang, mơ hồ cho một bài giảng hay một buổi hội nghị nhàm chám. Như đã nói ở trên não của chúng ta luôn muốn được hoạt động, vì thế phác thảo ngẫu nhiên được tạo ra bằng tay là một cơ chế ứng phó để xử lý tất cả các thông tin chúng ta nhận được. Trong một cuộc họp, thật sự rất cần thiết đặt giấy trắng, bút, giấy dán đủ loại màu sẽ giúp kích thích sự sáng tạo của người tham gia. 

Sharing is caring!