Cấu trúc thư yêu cầu bằng tiếng Anh trong ngành thương mại

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ trao đổi thông tin trực tuyến như email, việc sử dụng thư thương mại bằng tiếng Anh với các đối tác nước ngoài được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và vô cùng phổ biến.

Tuy nhiên, khác với các dạng thư thăm hỏi thông thường, thư yêu cầu bằng tiếng Anh trong ngành thương mại đòi hỏi cao về nội dung lẫn hình thức, chính vì vậy, bạn cần có kỹ năng viết thư đạt tiêu chuẩn.

Cấu trúc của thư yêu cầu

Cấu trúc của một bức thư yêu cầu tiếng Anh thương mại, gồm có 3 phần chính:

• Chào hỏi.
• Nội dung.
• Kết luận.

Chào hỏi (Salutation)

Phần chào hỏi trong email nên ngắn gọn, lịch sự và mang tính cá nhân nếu bạn biết tên người nhận. Dưới đây là một số mẫu chào hỏi phổ biến:

• Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…
• Chưa biết tên người nhận: Dear Sir/Madam.

Kính gửi [Tên người nhận],

• Dear Mr. Johnson,
• Dear Dr. Smith,

Kính gửi [Tên đầy đủ của người nhận],

Áp dụng khi bạn không biết chắc chắn về chức vụ hoặc muốn trang trọng hơn.

• Dear Ms. Emily Brown,
• Dear Ms. Liz Smith,

Kính gửi [Tên công ty], 

Áp dụng khi bạn không biết tên người nhận cụ thể.

• Dear Sales Team at QTS  Australia,

Nội dung (Body)

Nội dung email cần rõ ràng, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề. Dưới đây là cách viết email theo từng phần.

Giới thiệu bản thân và công ty

Giới thiệu ngắn gọn về bản thân và công ty của bạn để người nhận biết bạn là ai và công ty của bạn hoạt động trong lĩnh vực gì.

Ví dụ: I hope this email finds you well. My name is Thanh Le, and I am the procurement manager at QTS Australia.

Giới thiệu 1 đoạn ngắn về hoạt động của công ty bạn:

• As distributors we have a large network of …: Là một nhà phân phối, chúng tôi có một mạng lưới rộng lớn các …
• We are regular buyers…: Chúng tôi chuyên mua…
• We are in the market for…: Chúng tôi đang tìm mua…
• Our company is subsidiary of…: Công ty chúng tôi là một chi nhánh…
• We specialize in…: Chúng tôi chuyên về…

Mục đích của email

Nêu rõ lý do bạn viết email và những gì bạn đang yêu cầu.

Ví dụ: We are currently looking to place a bulk order for our upcoming project and would like to request a quotation for the following items:

Hoặc bạn có thể mở đầu mục đích bằng cách tiếp cận sau:

• We noticed an advertisement describing…: Chúng tôi đã thấy một quảng cáo mô tả…
• With reference to your advertisement in…: Về quảng cáo của bạn trong…
• Regarding your order in…: Về quảng cáo của bạn trong…
• We have heard of your products from…: Chúng tôi biết về sản phẩm của công ty bạn từ…

Mô tả các thông tin yêu cầu một cách chính xác là cách viết thư tiếng Anh thương mại chuẩn, giúp người đọc dễ hiểu và dễ xác định vấn đề.

Chi tiết yêu cầu

Liệt kê chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cần báo giá. Cố gắng sử dụng các gạch đầu dòng để dễ đọc.

Ví dụ:

• 500 units of A4 paper reams
• 200 boxes of black ink cartridges
• 150 boxes of assorted highlighters
• 100 units of ergonomic office chairs

Thông tin bổ sung cần thiết

Yêu cầu các thông tin bổ sung mà bạn cần trong báo giá như giá đơn vị, chiết khấu, thời gian giao hàng, và điều khoản thanh toán.

Ví dụ:

Please include the following details in your quotation:

• Unit price for each item
• Bulk discount rates, if any
• Estimated delivery time
• Payment terms

Một số mẫu câu yêu cầu bằng tiếng Anh khác:

• We suggest that you send us your catalogue and price list…: Xin vui lòng gửi catalog (danh mục sản phẩm) của bạn và danh sách giá…
• We would like you to advise us of discounts and delivery time…: Chúng tôi mong quý công ty cung cấp thông tin về các chiết khấu và thời gian giao hàng…
• Could you give us some information (details) about…: Quý công ty có thể cung cấp cho chúng tôi một số thông tin (chi tiết) về…
• We are particularly interested in…: Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến…
• Please, send us samples of…: Xin vui lòng gửi cho chúng tôi mẫu của…
• We would like to represent your products…: Chúng tôi muốn đại diện cho sản phẩm của bạn…

Thời hạn phản hồi

Đề cập đến thời hạn bạn mong muốn nhận được phản hồi để đảm bảo không bị trì hoãn trong quá trình chọn đối tác.

Ví dụ: We are aiming to finalize our supplier selection by the end of next week, so a prompt response would be highly appreciated.

Thông tin liên hệ

Cung cấp thông tin liên hệ của bạn để người nhận có thể dễ dàng liên lạc nếu cần thêm thông tin.

Ví dụ: Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at [your email] or [your phone number].

Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:

• Thanks for your help/consideration…: Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
• Please find attached…: Vui lòng xem tệp đính kèm…
• Please see the enclosed file of…: Vui lòng xem file đính kèm của…
• I enclosed the file as below…: Tôi đã đính kèm tài liệu như bên dưới…

Bạn nên trau dồi thêm các cấu trúc diễn đạt về thư thương mại bằng tiếng Anh mỗi ngày để có thể viết thư đạt chuẩn.

Kết luận (Conclusion)

Phần kết thúc email thường bị mọi người “bỏ quên”. Tuy nhiên, đây là phần rất quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự của bạn.

Dưới đây là một số cách viết phần kết thúc email đơn giản:

Lời cảm ơn:

• Thanking in advance for your help.
• Thank you for your time and consideration.

Lời mời liên hệ nếu cần thêm thông tin: 

• We are looking forward to hearing from you.
• Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Lời chào kết thúc:

• Best regards – Thân ái.
• Your sincerely – Trân trọng.

Chữ ký chuyên nghiệp:

• [Tên của bạn]
• [Chức danh -nghiệp vụ]
• [Tên công ty]
• [Địa chỉ Email]
• [Số điện thoại]

Lưu ý khi viết thư yêu cầu bằng tiếng Anh

Bên cạnh các yếu tố cần chính xác như chính tả và ngữ pháp thì bạn đọc cần lưu ý các yếu tố sau khi viết thư yêu cầu bằng tiếng Anh:

Định dạng và trình bày:

• Cách viết thư tiếng Anh thương mại với mục đích yêu cầu phải đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận.
• Phần đầu thư là tên, địa chỉ của công ty gửi và sau đó là tên của công ty nhận thư yêu cầu bằng tiếng Anh.
• Mô tả rõ ràng các thông tin liên quan được yêu cầu để người nhận có thể thực hiện chính xác.

Ngôn ngữ và lối viết:

• Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính.
• Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…
• Tuyệt đối không được dùng các từ viết tắt. Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,…

Một số mẫu email yêu cầu bằng tiếng Anh cho bạn

Dưới đây là một mẫu email yêu cầu bằng tiếng Anh trong ngành thương mại, kèm theo bảng phân tích từng thành phần trong email và dịch nghĩa.

Mẫu email yêu cầu báo giá văn phòng phẩm

Tiêu đề thư: Request for Quotation for Bulk Purchase of Office Supplies

Dear Mr. Johnson,

I hope this message finds you well. My name is Thanh Le, and I am the procurement manager at QTS Australia Education Organization.

We are looking to place a bulk order for office supplies and would like to request a quotation for the following items:

• 500 units of A4 paper reams
• 200 boxes of black ink cartridges
• 150 boxes of assorted highlighters
• 100 units of ergonomic office chairs

Please include the following details in your quotation:

• Unit price for each item
• Bulk discount rates, if any
• Estimated delivery time
• Payment terms

We are aiming to finalize our supplier selection by the end of next week, so a prompt response would be highly appreciated.

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at support@qts.edu.vn or (028) 38 404 505.

Thank you for your time and consideration.

Best regards,

Thanh Le

Procurement Manager

QTS Australia Education Organization

Hotline: (028) 38 404 505

Website: English.qts.edu.vn

Bảng phân tích từng thành phần trong email và dịch nghĩa

Mẫu email yêu cầu báo giá cho sản phẩm công nghệ

Tiêu đề thư: Request for Quotation for Laptops and Accessories

Dear Ms. Brown,

I hope this email finds you well. My name is David Lee, and I am the IT procurement specialist at QTS EdTech Organization.

We are in the process of upgrading our office equipment and would like to request a quotation for the following items:

• 50 units of Dell XPS 13 laptops
• 50 units of Logitech MX Master 3 mice
• 50 units of Dell UltraSharp 27 monitors

Please provide the following details in your quotation:

• Unit price for each item
• Available warranty options
• Delivery schedule
• Payment terms

We are looking to finalize our procurement within the next two weeks, so a prompt response would be greatly appreciated. Should you require any additional information, please do not hesitate to contact me at [your email] or [your phone number].

Thank you for your time and attention.

Sincerely,

David Lee

IT Procurement Specialist

QTS EdTech Organization

Mẫu email yêu cầu báo giá cho dịch vụ vận chuyển

Tiêu đề thư: Request for Quotation for International Shipping Services

Dear Mr. Smith,

I hope you are doing well. My name is Laura Kim, and I am the logistics manager at Global Trade Inc.

We are seeking a reliable partner for our international shipping needs and would like to request a quotation for the following services:

• Shipping of 100 pallets of electronics from Sydney to Ho Chi Minh city.
• Shipping of 50 containers of textiles from Gold Coast to Ha Noi.

Please include the following details in your quotation:

• Cost per shipment
• Estimated transit time
• Insurance coverage options
• Payment terms

We aim to establish a long-term partnership, and therefore, a detailed and prompt response would be highly appreciated. If you need any further information, please feel free to contact me at [your email] or [your phone number].

Thank you for considering our request.

Best regards,

Laura Kim

Logistics Manager

Global Trade Inc.

Trên đây là những lưu ý, cấu trúc và mẫu email giúp bạn có thể viết thư thương mại bằng tiếng Anh với mục đích yêu cầu đạt chuẩn. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình và đang băn khoăn không biết học tiếng Anh ở đâu tốt hãy đến với Khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại của QTS English nhé!

QTS English – khóa học tiếng Anh chuyên ngành cho người đi làm

QTS English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn luyện nghe tiếng Anh online hiệu quả mà còn giúp bạn có thể luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi.

Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English chương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.