9 Bước giúp bạn viết email thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn

Email thương mại hiện nay rất phổ biến, nhất là trong giao tiếp công việc. Nếu đối tác của bạn là người nước ngoài thì email bạn sử dụng phải là email bằng tiếng Anh. Vậy bạn đã biết viết một email thương mại bằng tiếng Anh chưa? Nếu chưa thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết cách viết email thương mại bằng tiếng Anh như thế nào cho đúng nhé.

Viết một email thương mại bằng tiếng Anh như thế nào?

Thông thường cấu trúc của một email thương mại gồm các phần sau:

LETTERHEAD – Phần đầu thư

Trong phần này bạn sẽ phải ghi rõ các nội dung như:

– Name of company: Tên công ty

– Type of company: Loại công ty

– Addresses: Địa chỉ

– Board of directors: Ban giám đốc (Có hoặc không)

– Registered number: Số đăng ký (Có hoặc không)

REFERENCE – Số tham chiếu

Gồm của cả người gửi và người nhận, có thể bằng chữ hoặc số. Việc đánh dấu này tùy vào mỗi bên.

DATE – Ngày

Phần này ghi ngày của lá thư bạn viết.

Học cách viết email thương mại bằng tiếng Anh để có thể dễ dàng giao tiếp trong công việc

INSIDE ADDRESS – Thông tin người nhận mail

Mục này bạn có thể viết tên người nhận, chức vụ, bộ phận làm việc hoặc tên công ty của họ (nếu không biết rõ tên người nhận).

SALUTATIONS – Lời chào hỏi

Bạn có thể dùng các từ chào hỏi sau trong email của mình:

– Dear Sir: Dùng để chào hỏi cho một người đàng ông nhận mail mà bạn không biết tên.

– Dear Sirs: Dùng gửi cho một công ty.

– Dear Madam: Dùng gửi cho một phụ nữ, có thể người đó có gia đình hoặc chưa.

– Dear Sir or Madam: Dùng khi bạn không biết giới tính của người nhận.

SUBJECT TITLES – Mục đích chính/ tiêu đề của email

– Đây là phần nói về tiêu đề, mục đích chính của lá thư mà người viết muốn gửi.

– Subject titles thường không phải là một câu hoàn chỉnh, nó thường là một cụm từ (phrase) và được gạch chân hoặc in đậm.

– Những lá thư ngắn thì không cần có dòng này.

LETTER BODY – Nội dung của email

Đây là phần quan trọng của email:

– Thường viết xuống dòng mỗi một câu trong letter body.

– Nếu viết theo kiểu không xuống dòng thì phải đảm bảo mỗi câu phải có một ý chính mà bạn muốn nói tới.

COMPLIMENTARY CLOSE/CLOSURE – Chào cuối mail

– Nếu đầu thư bạn chào “Dear Sir” ; “Dear Sir,” ; “Dear Madam” hoặc “Dear Sir or Madam” ; “Dear Sirs or Madam” thì chào cuối thư sẽ là “Yours faithfully” – trân trọng.

– Nếu đầu thư chào bằng tên của một người “Dear Mr. James” thì kết thúc sẽ là “Yours Sincerely”.

– Tránh dùng những cách chào cũ như “We remain yours faithfully” ; “Respectfully Yours”.

– Nếu viết cho một người bạn hoặc một người quen thân thì có thể dùng “Yours truly” hoặc “Best wishes”.

SIGNATURE – Chữ ký

– Luôn luôn viết thêm tên của bạn sau phần chữ ký.

– Để tránh nhầm lẫn về giới tính cho người nhận mail, bạn nên thêm Mr, Miss, Mrs hoặc Ms trong dòng tên của bạn.

– Ghi rõ thêm phần chức vụ phía dưới tên.

Như vậy là bạn đã hoàn thành một email thương mại bằng tiếng Anh rồi. Hãy chú ý cách viết, cấu trúc, văn phong và cách sử dụng từ ngữ để áp dụng khi viết email thương mại nhé.

Còn nếu bạn vẫn chưa tự tin với khả năng tiếng Anh của mình và muốn cải thiện chúng thì hãy liên hệ với QTS English để được tư vấn về khóa học tiếng Anh chuyên ngành Kinh doanh – Thương mại nhé!

QTS English – Chương trình tiếng Anh cho người đi làm

QTS English – Chương trình học tiếng Anh online thế hệ mới, với giáo trình và bằng cấp do chính phủ Úc cấp. Cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn một cách hoàn hảo nhất.

QTS English là giải pháp tiếng Anh trực tuyến hiện đại, lần đầu tiên, chương trình học được cá nhân hóa theo nhu cầu người học. Phương pháp học tiện lợi – mọi lúc mọi nơi cùng những dịch vụ hỗ trợ học thuật tốt nhất.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS English ngay hôm nay.