5 Nguyên tắc nhất định phải tuân thủ khi viết email thương mại bằng tiếng Anh

Ngày nay, trong điều kiện hội nhập kinh tế, tiếng Anh đã trở thành một trong những kỹ năng quan trọng. Bạn sẽ không ít lần phải dùng email thương mại bằng tiếng Anh để trao đổi với đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác.

Vậy bạn đã biết cách viết thư tiếng Anh thương mại chuẩn xác chưa? Hãy cùng QTS English điểm qua 5 nguyên tắc cần tuân thủ cấu trúc thư yêu cầu tiếng anh, thư xin lỗi,…bằng tiếng anh trong ngành thương mại để có một bức thư bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp.

Luôn phải có tiêu đề rõ ràng

Trên thực tế, khi gửi và trả lời email tiếng Anh nhiều bạn vẫn hay rơi vào một trong ba trường hợp:

• Hoàn toàn không ghi tiêu đề.
• Ghi tiêu đề thành một câu dài.
• Chỉ vỏn vẹn một chữ “Re:…” hoặc quá ngắn.

Những lỗi nhỏ nhặt như vậy có thể khiến email của bạn lọt thỏm trong vô vàn email công việc, hoặc bị tự động xếp vào mục spam (thư rác) trong inbox của người nhận. Vì vậy, điều đầu tiên bạn cần phải tuân thủ khi viết email thương mại tiếng Anh là luôn luôn phải có tiêu đề. Thông thường tiêu đề là một cụm danh từ, rõ ràng, không dài quá 50 ký tự và tóm tắt nội dung chính của email.

Ví dụ: Khi gửi báo giá cho khách hàng, tiêu đề sẽ là:

• Rõ ràng: “Quote for Order 5520 from NYC Inc”.
• Không rõ ràng: “Quote”.

Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp.

Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,… Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email.

Ví dụ: “[Important] Quote for Order 5520 from NYC Inc”.

Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

Trình bày gọn gàng và đầy đủ

Theo thống kê của Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey, trung bình chúng ta dành ra 1/3 thời gian ở văn phòng để kiểm tra, gửi và hồi âm email. Chính vì vậy, khi viết thư thương mại bằng tiếng Anh, hãy cố gắng trình bày nội dung thật cô đọng và dễ hiểu để tiết kiệm thời gian nhưng vẫn truyền tải đủ thông điệp cần trao đổi.

Cho dù khả năng ngoại ngữ chưa tốt, bạn vẫn cần rèn luyện thói quen dùng các mẫu câu thông dụng thay cho việc “Google dịch” email từ tiếng Việt sang tiếng Anh, vốn mất thời gian hơn và cũng làm cho email trở nên dài dòng, luộm thuộm. Không kể đến lời chào ở đầu và cuối, email thương mại trong tiếng Anh thường chỉ gồm ba mục:

• Cảm ơn người nhận vì đã hồi âm hoặc chủ động liên lạc.
• Trình bày lý do viết email.
• Câu kết luận nêu mong muốn, yêu cầu đối với người nhận.

Nắm vững một số cấu trúc thông dụng

Để có thể viết email một cách trôi chảy và chuyên nghiệp nhất, bạn phải nắm vững các cấu trúc thông dụng. Bạn có thể tham khảo các mẫu câu thông dụng cho một email thương mại dưới đây:

Chào hỏi:

• Dear Mr…./ Mrs….(Nếu bạn biết rõ tên người nhận).
• Dear Sir or Madam (Nếu bạn chưa biết rõ tên người nhận).

Cảm ơn người nhận vì một lý do gì đó:

• Thank you for your email about… (Cảm ơn email của bạn về vấn đề…).
• Thank you for contacting us at… (Cảm ơn đã liên hệ với công ty…).
• Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng).

Trình bày lý do viết email:

• I am writing this email to… (Tôi viết email này để…).
• I am writing in reference to… (Tôi viết email này để trình bày về…).
• I deeply regret to inform you that… (Tôi rất tiếc phải thông báo rằng…).
• We are pleased to announced that… (Chúng tôi rất vui khi thông báo rằng…).

Nêu mong muốn, yêu cầu với người nhận:

• We would appreciate it if you could… (Chúng tôi rất vui nếu bạn có thể…).
• Could you please…? (Bạn có thể vui lòng…?).
• Please accept our sincere apologies for… (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi về…).
• I am looking forward to hearing from you (Tôi rất mong nhận được hồi âm từ bạn).
• If you have any question, please do not hesitate to contact us (Nếu bạn có câu hỏi gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi).

Kết thúc email:

• Yours sincerely, (Khi bạn biết tên người nhận).
• Sincerely yours,
• Yours faithfully, (Khi bạn không biết tên người nhận).

Lưu ý chọn văn phong phù hợp

Trước khi chọn lối văn phong cho thư thương mại bằng tiếng Anh, bạn cần trả lời các câu hỏi như sau: người đọc email có thể là một đồng nghiệp, một khách hàng hay sếp của bạn? Tùy vào đối tượng nhận mail mà chọn văn phong trang trọng hay bình thường cho phù hợp.

Phần lớn các email ngày nay đều có một giọng văn trung lập. Bạn lưu ý sự khác biệt giữa văn phong trang trọng và không trang trọng (formal và informal) qua một số ví dụ dưới đây:

Informal – Thanks for emailing me on 15th February.

➔ Formal – Thank you for your email dated 15th February.

Informal – Sorry, I can’t make it.

➔ Formal – I am afraid I will not be able to attend.

Informal – Can you…?

➔ Formal – I was wondering if you could…?

Một số email gửi đến đồng nghiệp có thể không cần trang trọng quá nếu bạn đã có mối quan hệ làm việc lâu dài và hiểu rõ họ. Đây là phong cách thân mật nhất trong giao tiếp nên bạn có thể sử dụng các từ ngữ thông dụng hằng ngày và các cấu trúc đời thường. Ví dụ như “Don’t forget”, “Catch you later”, “Cheers”.

Người đọc có thể chấp nhận hoặc bỏ qua những lỗi ngữ pháp nhỏ nhặt trong email không chính thức (informal). Tuy nhiên, nếu email được gửi đến một khách hàng hay một đồng nghiệp cấp cao hơn, lỗi ngữ pháp và một phong cách viết thân thiện quá sẽ khó có thể chấp nhận được.

Luôn kiểm tra lại email

Nguyên tắc cuối cùng mà bạn nên tuân thủ là luôn luôn dành thời gian kiểm tra lại email để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi dấu chấm, phẩy căn bản. Bởi những lỗi đó có thể được bỏ qua trong những email informal, nhưng chúng lại rất quan trọng trong thư thương mại. Vì vậy, hãy để tâm kiểm tra lại một lượt nội dung thư lần cuối trước khi gửi để chắc chắn bạn không mắc phải những lỗi này.

Đây là 5 nguyên tắc bạn nhất định phải tuân thủ khi viết email thương mại, thư yêu cầu, thư xin lỗi bằng tiếng Anh. Ngoài ra, để phục vụ công việc tốt hơn, bạn có thể tham gia khóa học tiếng Anh Kinh doanh – Thương mại để rèn luyện kỹ năng viết email, báo cáo, thuyết trình và làm hợp đồng bằng tiếng Anh dễ dàng hơn, đồng thời, tự tin giao tiếp với đối tác, đồng nghiệp hay lãnh đạo tốt hơn.

QTS English hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc.

QTS English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học giao tiếp tiếng Anh với người nước ngoài hiệu quả mà còn giúp bạn luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS English – chương trình tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Cố vấn học tập (1 kèm 1) luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.