Thực tế là, mỗi một khi tôi làm cơm thì tôi đều ngạc nhiên trước sự tương đồng giữa việc nấu nướng này và việc hoàn thành một dự án có quy mô nhỏ. Dưới đây là những thành phần then chốt:
- Mục tiêu: Nấu cho một gia đình gồm hai người lớn và hai đứa trẻ bằng những thực phẩm tốt cho sức khỏe mà (hầu như) mọi người đều thấy ngon miệng.
- Hạn chót: 6:30 chiều, không được phép muộn hơn (mọi người sẽ phát cáu lên vì đói!).
- Nguyên liệu: Bất cứ thứ gì có trong tủ lạnh và trong bếp.
- Work Breakdown Structure (WBS): Tất cả các bước để đặt được món ăn lên trên bàn, có thể có sự thay đổi về mặt số lượng.
- Những lưu ý khi lập tiến độ: Đâu là món ăn cần nhiều thời gian để nấu nhất, xem xét tới những hành động có tính phụ thuộc vào nhau.
- Quản lý rủi ro: Xác định cách có thể vãn hồi nếu bạn làm hỏng việc.
- Họp tổng kết: Mọi người trên bàn ăn sẽ nhận xét món ăn có ngon hay không.
1. ĐỌC CÔNG THỨC NẤU ĂN THẬT KĨ CÀNG
Bạn đã bao giờ nhận ra rằng bạn không có đủ các dụng cụ cần thiết hoặc công thức bạn đang cầm trên tay chỉ nấu được cho hai người nhưng bạn lại cần cho sáu người? Nếu bạn không đọc công thức nấu ăn từ đầu đến cuối trước khi bạn bắt đầu thì khả năng lớn là những điều như vậy sẽ xảy đến và khiến bạn bối rối.
Tương tự khi quản lý dự án. Bất kể khách hàng của bạn là ai, hãy tìm ra một cách để có thể thống nhất được thông tin giữa mình và khách hàng ở mức độ chi tiết mà cả hai đều có thể hiểu được. Hãy tài liệu hóa tất cả sự thống nhất này. Nhưng hãy luôn chú ý BẠN chính là người luôn phải hiểu rõ yêu cầu của khách hàng như việc hiểu rõ công thức nấu ăn vậy.
2. THỨ TỰ VÔ CÙNG QUAN TRỌNG
Phương pháp hiểu quả nhất trong khi nấu ăn là nấu cơm trước rồi mới thái rau. Nếu làm như vậy thì gạo với rau sẽ chín cùng lúc và bạn có thể bắt đầu ăn.Thứ tự của các hành động trên là khá hiển nhiên vậy mà vẫn có người mắc phải.
Trong các dự án, người ta thường dành thời gian vào những việc cấp bách và cũng thường làm những việc dễ làm trước. Nhưng nếu bạn muốn trở thành “Master Chef” thì bạn cần phải lùi một bước lại và nhìn cả bức tranh toàn cảnh. Bạn cần phải xem xét dự án này trong bối cảnh và hoàn cảnh của cả tổ chức cùng với những mục tiêu của tổ chức đó, rồi mới cố gắng xác định được cách hiệu quả nhất để sắp xếp thứ tự công việc sao cho khoản đầu tư của mình đạt lợi tức cao nhất.
3. LUÔN LUÔN NHÌN ĐỒNG HỒ
Việc sắp xếp thời gian chuẩn mực chính xác là điều quan trọng nhất. Ví dụ, mặc dù công thức của bạn nói rằng phải áp chảo miếng gà này mỗi mặt trong vòng từ 3 – 4 phút, nhưng bạn phát hiện bên trong nó vẫn còn sống. Lúc đó bạn không thể bỏ miếng gà đó đi được, thay vào đó, bạn phải định lượng lại thời gian.
Điều này cũng giống như việc bạn phải định lượng được các nhiệm vụ của mình. Nếu bạn đang đánh giá rằng một số công việc cần 10 – 15 giờ để hoàn thiện, nhưng đến khi bạn bắt tay vào làm khoảng vài tiếng, bạn lại phát hiện nhiệm vụ này thực ra cần phải làm rất lâu, thậm chí là 15 – 30 giờ. Hãy cập nhật lại kế hoạch của mình, thông báo cho đồng nghiệp biết cần phải thực hiện những thay đổi gì. Nếu bạn làm được điều này thì bạn sẽ được coi là một thành viên rất quan trọng của một nhóm.
4. TỰ LƯỢNG SỨC MÌNH
Hãy tự lượng sức và chọn một món khiến cho người khác trầm trồ, và các món còn lại hãy khiến cho chúng càng đơn giản, dễ làm bao nhiêu càng tốt.
Bạn hiểu ý chứ? Bạn phải hết sức thận trọng với những gì mà mình cam kết. Quan trọng hơn, hãy thật là thực tế về những thứ mà năng lực của bạn có thể cho phép. Đây là khi mà bạn nhìn thấy kết quả của việc hoạch định ở ngay đây. Hãy vạch ra tất cả những thứ mình cần để đạt được mục tiêu, hãy đánh giá mỗi một thứ và mỗi một công việc trong đó, thảo luận một cách nghiêm túc và rõ ràng với đội nhóm của mình về sự thực tế của công việc đang làm.
5. TẬN DỤNG NHỮNG KHOẢNG TRỐNG
Khi nấu ăn, trong lúc chờ đợi lò nóng, bạn có thể chuẩn bị bàn ghế, lấy ra những nguyên liệu cần thiết, cân đo những nguyên liệu bạn cần dùng sớm, v.v.
Luôn luôn có việc gì đấy bạn có thể làm trong khi chờ một việc khác đang diễn ra, đây là lúc mà tiến độ tổng thể của bạn sẽ phát huy tác dụng, bạn sẽ cảm thấy mình có sự chuẩn bị kĩ càng hơn cho mỗi bước, và lúc đó thì căn bếp của bạn tự nhiên cũng sẽ sạch hơn khi bạn kết thúc mọi công việc. Hãy tận dụng những khoảng trống trong dự án của bạn ở cả mức vĩ mô lẫn vi mô, bạn thậm chí có thể rút ngắn được thời gian thực hiện dự án và ra khỏi văn phòng sớm hơn nếu bạn thực hiện cách này.
Nguồn: Saga.vn
